Son las 9:02. Llegas, saludas, te haces el café, abres el correo… y a las 9:40 te acuerdas de que no has fichado. Nos ha pasado a todos.
Fichar en el trabajo es dejar constancia de la hora a la que empiezas y terminas tu jornada, y de las pausas cuando tu empresa lo pida. Se ficha en el momento real en que empiezas a trabajar y en el momento real en que terminas, siguiendo el procedimiento que haya fijado tu empresa. Si se te olvida o te equivocas, no pasa nada grave: se comunica y se corrige.
En esta guía te contamos cuándo hay que fichar, qué pasa con las pausas y la comida, cómo hacerlo si trabajas en la oficina, en casa o en la calle, y qué hacer cuando algo sale mal.
¿Qué significa fichar en el trabajo?
Fichar es registrar determinados momentos de tu jornada para que quede constancia del tiempo que has trabajado. Es el primer eslabón de una cadena: cada fichaje genera tu registro de jornada, y tu empresa gestiona esos registros con su sistema de control horario.
No es un trámite que te invente tu empresa: desde 2019, todas las empresas están obligadas a registrar la jornada de su plantilla. Te lo explicamos en control horario obligatorio.
¿Qué se registra cuando fichamos?
Como mínimo, la hora a la que empiezas y la hora a la que terminas. Según cómo esté organizada tu jornada, también el inicio y el final de algunas pausas. Con eso, tu empresa sabe cuánto has trabajado ese día, y tú también.
¿Cuándo hay que fichar durante la jornada laboral?
La regla de oro: ficha cuando empieza y acaba tu trabajo de verdad, no cuando dice tu horario.
- Al empezar la jornada. Ficha en el momento en que empiezas a trabajar. Si tu horario dice 9:00 pero llegas a las 9:12, el fichaje es a las 9:12. Y al revés: si empiezas a las 8:45 porque hay una urgencia, ficha a las 8:45. Marcar siempre “las 9:00 en punto” hace que el registro deje de servir para lo que sirve.
- Al terminar la jornada. El mismo principio: ficha cuando terminas de trabajar, no cuando te vas del edificio media hora después ni cuando “tocaría” salir. La entrada y la salida dan la duración de tu jornada, aunque luego haya que descontar algunas pausas.
¿Hay que fichar las pausas?
Depende de cómo esté organizada tu jornada y de lo que haya establecido tu empresa. Hay tres tipos de pausa:
- Pausas que cuentan como trabajo. Por ejemplo, el descanso de 15 minutos en jornadas continuadas de más de seis horas, cuando tu convenio o contrato dice que computa. Muchas empresas piden registrarlas, pero no se restan.
- Interrupciones que no cuentan. Salir a un recado personal o una pausa larga que no es tiempo de trabajo. Estas sí se restan, así que conviene ficharlas.
- Pausas que tu empresa quiere ver reflejadas para calcular bien la jornada, aunque no cambien el total.
Si no sabes en cuál está cada pausa, pregunta a RR. HH.: es una duda de las más normales.
¿Hay que fichar para salir a comer?
Si tu pausa para comer no cuenta como tiempo de trabajo (lo habitual en jornada partida), sí: ficha la salida y la vuelta. Si forma parte de tu jornada efectiva, o tu empresa la tiene predefinida (por ejemplo, siempre de 14:00 a 15:00), puede que no haga falta. La respuesta está en el procedimiento de tu empresa.
¿Cómo se ficha correctamente en el trabajo?
El principio es siempre el mismo. Lo que cambia es la situación.
Cómo fichar si trabajas en la oficina
El orden natural es: llegas, empiezas a trabajar y fichas la entrada; fichas las pausas cuando corresponda; terminas y fichas la salida. Si para empezar necesitas encender el ordenador o cambiarte, mira la pregunta sobre la ropa de trabajo en las preguntas frecuentes.
Cómo fichar si trabajas desde casa
Teletrabajar no te libra de fichar: la jornada se registra igual que en la oficina, con el método en remoto que haya habilitado tu empresa. La clave es la misma: fichar cuando empiezas a trabajar de verdad, no cuando enciendes el portátil para mirar el tiempo que hace.
El hecho de estar en casa hace más fácil olvidar las pausas, así que dales un poco más de atención.
Cómo fichar si trabajas fuera de la oficina o en movilidad
Comerciales, técnicos, equipos de mantenimiento o quien visita clientes: no tener un centro fijo no elimina la necesidad de registrar la jornada. Lo normal es fichar desde el móvil o desde el sistema que te haya facilitado tu empresa, al empezar tu primera tarea del día y al terminar la última.
Cómo fichar con horario flexible
Flexibilidad no significa ausencia de registro. Si puedes entrar entre las 8:00 y las 10:00, ficha a la hora a la que entres de verdad. El registro tiene que reflejar tu jornada real dentro de las reglas de flexibilidad de tu empresa; de hecho, es lo que permite que la flexibilidad funcione sin que nadie haga horas de más.
¿Qué hacer si olvidas fichar?
Tranquilidad: es la incidencia más común del mundo. Lo importante es cómo la resuelves.
- No te inventes el fichaje. No marques ahora una hora pasada como si fuera real, ni le pidas a nadie que lo arregle sin dejar constancia.
- Comunícalo cuanto antes a tu responsable o a RR. HH., con la hora real a la que empezaste o terminaste.
- Sigue el procedimiento de corrección de tu empresa. Muchas empresas tienen una solicitud de corrección dentro del propio sistema.
- Deja constancia del motivo cuando te lo pidan.
¿Se puede corregir un fichaje?
Sí. Los sistemas suelen permitir corregir incidencias, pero la corrección tiene que quedar registrada: quién la pidió, quién la aprobó, cuándo y por qué. Esa trazabilidad es lo que hace que el registro siga siendo fiable.
Para que el olvido no llegue a pasar, ayuda mucho que el sistema te avise. En Woffu, por ejemplo, si a media mañana no has fichado, te llega un aviso. Fichar sigue siendo cosa tuya, pero es más difícil que se te pase.
Buenas prácticas para fichar correctamente
- Ficha en el momento en que entras o sales, no “luego”.
- No compartas tus credenciales ni tu método personal de fichaje con nadie.
- No registres horas aproximadas: la hora real, aunque no sea redonda.
- Sigue el procedimiento de tu empresa para pausas e interrupciones.
- Si te equivocas, comúnicalo lo antes posible.
- Revisa tus registros de vez en cuando, por ejemplo a final de mes. Son tuyos y tienes derecho a consultarlos.
¿Quién debe establecer cómo se ficha en una empresa?
La empresa. Es quien decide y facilita el procedimiento, y quien debe explicarlo bien. A ti te toca usarlo como se ha establecido.
- La empresa establece el sistema y las reglas: cómo se ficha, qué pausas se registran y cómo se corrigen los errores.
- Tú utilizas el sistema según ese procedimiento.
- Tiene que haber información clara para que cualquiera sepa cómo registrar su jornada desde el primer día.
- Las incidencias tienen que poder comunicarse y resolverse sin dramas.
Si en tu empresa nadie te ha explicado cómo fichar las pausas o qué hacer si te olvidas, pregunta. No es una pregunta tonta: es justo la información que deberías tener.
Preguntas frecuentes sobre cómo fichar en el trabajo
¿Puede fichar un compañero por mí?
No. Cada persona ficha su propia jornada. Fichar por otra persona falsea el registro y los tribunales han avalado despidos disciplinarios por hacerlo, al considerarlo una transgresión de la buena fe. Aunque sea “un favor”, no compensa.
¿Puedo modificar un fichaje incorrecto?
No directamente, pero sí pedir que se corrija. Comunícalo a tu responsable o a RR. HH. y sigue el procedimiento de tu empresa. La corrección tiene que quedar registrada.
¿Debo fichar antes o después de cambiarme de ropa?
Depende de tu convenio y de tu empresa. Como regla general, el tiempo de trabajo empieza cuando estás en tu puesto, así que se ficha después de cambiarte. Pero muchos convenios incluyen unos minutos de cambio dentro de la jornada, y los tribunales han considerado tiempo de trabajo los casos en que la empresa impone dónde y cómo recoger o ponerse el uniforme. Revisa tu convenio o pregunta a RR. HH.
¿Puedo fichar desde el móvil?
Sí, si tu empresa lo ha habilitado. Fichar desde el móvil es válido siempre que el sistema identifique bien a la persona y registre la hora real. Si usa geolocalización, tu empresa debe haberte informado de cómo funciona.
¿Qué pasa si ficho tarde por costumbre?
Si fichas sistemáticamente más tarde de lo que empiezas, estás regalando tiempo de trabajo que no queda registrado. Y si fichas más pronto de lo que empiezas, el registro tampoco es real. En ambos casos, lo mejor es fichar en el momento exacto.
Fichar bien no es cuestión de disciplina, sino de que el sistema te lo ponga fácil. Si en tu empresa todavía se pelean con el papel o el Excel, descubre cómo lo hace Woffu.