¿Qué exige la normativa para el control horario obligatorio?

“Somos 15 personas, ¿de verdad tenemos que fichar?” Es una de las preguntas que más escuchamos. Y la respuesta corta es sí.

El control horario es obligatorio para todas las empresas en España desde el 12 de mayo de 2019. Lo exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: cada empresa debe registrar a diario la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona, conservar esos registros durante cuatro años y tenerlos a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.

Aquí te contamos qué empresas y qué trabajadores están obligados, qué pide exactamente la ley de control horario y qué no pide (todavía). Al final tienes una checklist para comprobar en cinco minutos si tu empresa cumple.

¿Es obligatorio el control horario de los trabajadores?

Sí. La obligación nace del Real Decreto-ley 8/2019, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. La lógica es sencilla: si nadie anota cuándo empieza y acaba la jornada, es imposible saber si se respetan los límites de horas, los descansos o si hay horas extra sin pagar.

Ese mismo mes, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea lo dejó claro para toda Europa: en su sentencia del 14 de mayo de 2019 pidió a los Estados que las empresas tengan un sistema “objetivo, fiable y accesible” para medir la jornada diaria.

El principio general es este: la empresa garantiza que exista el registro y cada persona lo realiza siguiendo el procedimiento que se haya fijado. Si quieres repasar qué es exactamente un registro y cómo se hace, lo tienes en qué es el registro de jornada laboral.

¿Qué empresas están obligadas a llevar un registro horario?

Todas las que tengan personas contratadas por cuenta ajena. Da igual el número de empleados, el sector, la forma jurídica o si el equipo trabaja en la oficina, en remoto o repartido por media España.

¿La obligación depende del tamaño de la empresa?

No. Una pyme de 8 personas tiene la misma obligación que una multinacional de 8.000. Lo que cambia con el tamaño es qué forma de llevarlo resulta más práctica, no si hay que hacerlo.

¿Afecta a todos los sectores?

Sí, el principio es general. Algunos sectores tienen normas propias sobre jornada que se suman a esta, como el transporte por carretera o el trabajo en el mar, y el convenio colectivo puede concretar cómo se organiza el registro. Pero ninguna de esas particularidades elimina la obligación de registrar.

¿Qué trabajadores deben registrar su jornada?

Toda la plantilla con contrato laboral. La única exclusión clara es el personal de alta dirección. Las relaciones laborales especiales (deportistas profesionales, artistas, servicio doméstico…) siguen su propia normativa, pero eso no las convierte en una excepción al registro.

• Jornada completa. Registro diario de la hora de inicio y de fin. Es el caso general.
• Tiempo parcial. Ya tenían obligación antes de 2019. La jornada se registra día a día, se totaliza cada mes y se entrega una copia a la persona junto con la nómina. Si no se registra, la ley presume que el contrato es a jornada completa, salvo prueba en contrario.
• Horario flexible. La flexibilidad no exime del registro; el propio artículo 34.9 lo deja claro. Se registra la jornada que realmente se hace, dentro de las reglas de flexibilidad que tenga la empresa.
• Trabajo en remoto. La Ley 10/2021 de trabajo a distancia exige que el registro refleje fielmente el tiempo de trabajo, incluido el inicio y el fin de la jornada. Trabajar desde casa cambia el cómo, no el qué.

¿Qué exige la normativa sobre el registro de jornada?

Cinco cosas, que conviene tener muy claras:

1. Registrar cada día. El registro es diario. No vale rellenar la semana el viernes ni el mes de golpe, porque entonces deja de reflejar lo que pasó.
2. Identificar el inicio y el final de la jornada. Con la hora concreta, no con un total de horas. Si hay pausas que no cuentan como trabajo, conviene que también queden reflejadas.
3. Garantizar que la información es fiable. El registro tiene que corresponder con la realidad y no poder alterarse después sin dejar rastro. Según la guía del Ministerio de Trabajo, vale cualquier medio de conservación siempre que asegure eso.
4. Tener los registros disponibles. Deben estar accesibles de forma inmediata desde el centro de trabajo, no en un archivo al que se llega en tres semanas.
5. Conservarlos cuatro años. La responsable de guardarlos es la empresa.

Y dos detalles que se olvidan a menudo: las horas extra también se registran día a día y se totalizan en cada periodo de nómina, y la forma de organizar el registro se decide por convenio, por acuerdo de empresa o, si no hay ninguno, por decisión de la empresa tras consultar a la representación de la plantilla.

¿Qué debe contener un registro horario para cumplir la normativa?

Si tuvieras que enseñar mañana tu registro, debería tener esto:

• Identificación de cada persona.
• Fecha de cada jornada.
• Hora de inicio.
• Hora de finalización.
• Lo necesario para acreditar la jornada real: pausas que no computan, horas extra y, en contratos a tiempo parcial, horas complementarias.
• Conservación durante cuatro años.
• Accesibilidad inmediata para quien tenga derecho a consultarlo.
• Trazabilidad: si se corrige un dato, que quede constancia de quién, cuándo y por qué.

Lo desarrollamos con ejemplos y errores frecuentes en nuestra checklist sobre qué debe incluir el registro de jornada.

¿Es obligatorio utilizar un sistema concreto de control horario?

Hoy, no. La normativa vigente no impone ninguna herramienta: valen el papel, una hoja de cálculo, una app, un terminal o la web, siempre que el registro cumpla lo anterior.

Lo que sí está en marcha es un proyecto de real decreto que haría obligatorio el registro digital. Conviene distinguir bien lo que es ley de lo que es borrador:

En marzo de 2026 el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable sobre el texto, y a 2 de noviembre de 2026 sigue sin aprobarse. Hasta que se publique en el BOE y entre en vigor, las reglas son las de siempre. Eso sí, si hoy llevas el registro en papel, es buen momento para pensar cómo lo harías en digital.

¿Quién debe poder acceder al registro horario?

• La propia empresa, que lo gestiona. Son datos personales, así que solo deben usarse para lo que corresponde.
• Las personas trabajadoras, que pueden consultar sus propios registros.
• La representación legal de la plantilla (comité de empresa o delegados), a cuya disposición deben estar los registros.
• La Inspección de Trabajo, que puede pedirlos en cualquier momento.

Checklist de obligaciones de la empresa sobre el control horario

Repasa estos ocho puntos. Si los cumples todos, vas bien:

• Existe un sistema de registro para toda la plantilla, también para quien teletrabaja o tiene jornada parcial.
• El sistema se ha organizado por convenio, acuerdo o decisión de empresa tras consultar a la representación, y todo el mundo sabe cómo usarlo.
• Cada día queda registrada la hora de inicio y de fin de cada persona.
• Quedan reflejadas las pausas que no computan y las horas extra.
• Los registros no se pueden cambiar sin dejar rastro.
• Se conservan durante cuatro años.
• Están disponibles de inmediato para la plantilla, sus representantes y la Inspección.
• En jornadas parciales y horas extra, la persona recibe el resumen con su nómina.

Si esta lista te ha dado más trabajo del que esperabas, no estás solo. Fichar sigue siendo cosa de cada persona, pero el resto (calcular horas, avisar cuando falta un fichaje, guardar cuatro años de registros, sacar el informe que pide la Inspección) no tiene por qué depender de una hoja de cálculo. Es justo lo que automatizamos en Woffu.

Preguntas frecuentes sobre el control horario obligatorio

¿Todas las empresas están obligadas a controlar la jornada?

Sí. Todas las empresas con personas contratadas deben registrar a diario su jornada, sea cual sea su tamaño o sector. Es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019.

¿Todos los trabajadores tienen que fichar?

Todos los que tienen contrato laboral: jornada completa, tiempo parcial, horario flexible o teletrabajo. La única exclusión clara es el personal de alta dirección. Si quieres saber cómo hacerlo bien en cada situación, lo tienes en cómo fichar en el trabajo.

¿Cuánto tiempo deben conservarse los registros?

Cuatro años. Durante ese tiempo, la empresa debe tenerlos disponibles para la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.

¿Puede utilizarse Excel para cumplir con el control horario?

Hoy sí, siempre que el registro sea diario, fiable y no se pueda modificar sin dejar rastro. El problema es que una hoja de cálculo editable es difícil de defender ante la Inspección, y se quedaría corta si se aprueba el registro digital.

¿Puede la Inspección solicitar los registros?

Sí, en cualquier momento, y deben estar disponibles de forma inmediata. No llevar el registro, o llevarlo de forma que no refleje la jornada real, es una infracción grave con multas de 751 a 7.500 euros.

¿Ya es obligatorio el registro horario digital?

No. A 2 de noviembre de 2026, el real decreto que lo haría obligatorio no está aprobado ni publicado en el BOE. Mientras tanto, vale cualquier sistema fiable.

Cumplir con el control horario no va de vigilar a nadie. Va de tener claro cuánto trabaja tu equipo para poder organizarlo mejor. Si quieres ver cómo lo hacen más de 4.500 empresas sin hojas de cálculo, habla con el equipo de Woffu.